Implementasi Database dalam Bidang Bisnis. Saat ini penggunaan sistem teknologi informasi sudah menjadi sebuah kebutuhan di setiap organisasi / perusahaan baik dalam skala kecil, menengah, maupun besar. Persaingan bisnis yang semakin ketat membuat perusahaan tidak memiliki banyak pilihan untuk bisa unggul dalam persaingan tersebut. Efisiensi dan efektifitas perusahaan menjadi sebuah kewajiban yang harus dipenuhi bagi perusahaan untuk bisa menang dalam low cost strategy sehingga bisnis dapat berjalan berkesinambungan. Salah satu upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam sebuah perusahaan adalah penggunaan sistem database dalam pengelolaan data.
A. Penggunaan database pada perusahaan retail
Salah satu implementasi database pada bisnis yang sering kita jumpai adalahperusahaan retail. Database pada perusahaan retail menggunakan software khusus yang dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan DBMS, pencarian informasi dapat dilakukan dengan mudah karena semua informasi telah terintegrasi. Berbeda dengan pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa, baru kita bisa temukan informasi tersebut. Sistem pengelolaan database dengan DBMS mencakup aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan bagaimana cara mengaksesnya. Desainer software biasanya membagi database salam tabel – tabel sesuai kebutuhan. Tiap tabel menggambarkan hubungan antara variabel yang disebut relational database.
Database pada perusahaan retail berisi tentang jumlah persediaan masing – masing barang, harga barang, data pelanggan, data tanggal kadaluarsa makanan, dsb. Masing – masing data terintegrasi berguna bagi proses kinerja perusahaan. Misalnya, data jumlah persediaan digunakan untuk mengatur sirkulasi persediaan barang baik yang ada di gudang maupun yang siap dijual. Penjualan yang cepat harus diikuti manajemen persediaan yang cepat pula. Bagian keuangan juga bisa dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba dengan data – data yang tergabung dalam sistem penjualan. Harga barang dapat diubah oleh perusahaan sesuai dengan promosi – promosi yang sedang dilakukan.
Data pelanggan berguna untuk mengetahui segmentasi pasar yang membeli produk – produk yang ditawarkan perusahaan sehingga perusahaan dapat menyusun strategi marketing yang lebih tepat. Data tanggal kadaluarsa makanan merupakan informasi tambahan yang digunakan perusahaan untuk mengatur peletakan produk – produk makanan yang dijual. Barang yang lebih dekat dengan tanggal kadaluarsa akan diletakkan di tempat – tempat strategis seperti di bagian paling depan rak, disamping kasir, atau di bagian produk obral sehingga barang tersebut diharapkan lebih mudah terjual.
Kesuksesan dalam pengelolaan database terletak pada keakuratan dalam proses pendataan. Langkah pertama dari perusahaan dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition, Integrity Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.
B. Peran Database dalam Perusahaan
Database memiliki peranan yang sangat penting dalam perusahaan antara lain :
1. DSS ( Decision Support System)
Dengan penggunaan database yang dapat mengontrol duplikasi data, menjaga datatetap konsisten, terstandarisasi, dan memberikan informasi yang lebih cepat, sangat membantu dalam proses pengambilan keputusan sehingga lebih cepat, tepat dan akurat.
2. Value Added
Memberikan nilai tambah bagi customer dengan kemampuannya untuk memberikan informasi tepat, akurat, dan uptodate.
3. Efisiensi
Database memudahkan pengelolaan informasi, memanipulasi data (input, update, delete), sehingga menghemat banyak waktu yang dapat digunakan untuk kegiatan produktif lainnya.
4. Efektifitas
Tingkat produktifitas perusahaan
5. CRM (Customer Relationship Management)
Data pelanggan yang telah terintegrasi dalam sistem berguna dalam menjalin hubungan perusahaan dan pelanggan lebih baik. Perusahaan dapat menawarkan produk / diskon secara langsung kepada pelanggan. Perusahaan juga dapat memberikan ucapan selamat ulang tahun yang berguna dalam membentuk loyalitas pelanggan.
