TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
1. Menerima tamu
2. Menerima telepon
3. Mengambil dikte dan melatinkan
4. Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbeda dengan lembaga bantuan hukum. Seorang sekretaris harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerja sama yang baik antara sekretaris dengan pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.
Pada dasarnya tugas-tugas sekretaris meliputi :
1. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas umum yang dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan. Tugas ini meliputi:
a. Membuka surat.masuk untuk pimpinan
b. Menerima dikte.
c. Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
d. Menerima dan melayani telepon serta menelpon.
e. Menata arsip/surat.
f. Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi)
g. Mengurus dan mengendalikan surat
h. Menyiapkan pembuatan laporan
i. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
j. Mengelola kas kecil
k. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja
2. Tugas-tugas khusus
Tugas-tugas ini tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris tetapi hanya dilaksanakan bila diperintahkan langsung/ instruksi khusus oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Jadi yang dimaksud tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya dan adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.juga pimpinan beranggapan bahwa untuk tugas tertentu sekretaris dianggap sudah menguasai sehingga pimpinan memberikan kepercayaan kepada sekeretaris untuk menyelesaikan tugas tersebut Tugas ini meliputi:
a. Menyiapkan rapat dan membuat notulen
b. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
c. Menyusun surat rahasia (confidential).
d. Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan ( pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat pengeluaran biaya perjalanan dinas )
e. Menyusun acara pertemuan bisnis.
f. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan
g. Mengurus masalah dengan bank
h. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintahuntuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
i. Pembelian kado atau cindera matauntuk klien pada even-even tertentu.
3. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
c. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.
e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4. Tugas Sosial
Tugas sosial, meliputi:
a. Mengurusi Rumah tangga kantor.
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.
c. Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa kepada relasi atas nama pimpinan
5. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
a. Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
6. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
7. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi:
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan.
b. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
c. Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis)
Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.
9. Tugas kreatif
Tugas atas prakarsa sendiri sendiri yakni tanpa diminta oleh pimpinan, tugas ini hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapt membantu, meringankan beban pekerjaan pimpinan tugas kreatif meliputi
a. Membuat perencanaan kerja
b. Mempelajari pengetahuan tentang bank
c. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
d. Pemantapan kepribadian
e. Efisinsi kerja
f. Pengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan ataupun kursus yang menunjang pekerjaan
g. Mengirmkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan
h. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris
i. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
j. Mengumpulkan brosur, pricelist dari berbagai macam pameran yang berguna bagi perusahaan
k. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual ( alat bantu peraga)
l. Memahami dan mempelajari organisasi, peraturan/ keadaan organisasi, product knowledge, budaya perusahaan tempat bekerja
 |
| Tugas, Tanggung Jawab, Fungsi, Dan Peranan Sekretaris |
TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS
Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu:
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:
a. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.
b. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.
c. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
d. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.
e. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)
Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
4. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan .
Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.
5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.
Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.
FUNGSI
Sekretaris dibutuhkan oleh setiap pimpinan untuk meringankan tugas pimpinan terutama tugas rutin dan operasional agar pimpinan dapat berkonsentrasi dan fokus terhadap tugas manjerialnya, pada dasarnya fungsi sekretaris adalah
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan juga sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
2. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen, sebagai pusat dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan
3. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan menjadi jembatan penghubung
PERANAN SEKRETARIS
Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
