1. Pengertian dokumentasi dan administrasi kredit
Dokumentasi dan administrasi kredit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari paket kredit dan menjadi salah satu aspek penting bagi pengamanan bagi pengaman pengembalian kredit. Oleh karena itu dokumentasi kredit wajib dilakukan secara tertib lengkap, dan akurat serta sah secara hukum dibawah penguasaan bank, supaya bank berada pada posisi yang kuat dalam rangka pemberian kredit.
Dokumen adalah berkas – berkas yang dipersyaratkan dalam proses kredit dimulai dari permohonan / prakarsa kredit sampai dengan pelunasan kredit yang mencakup / merekam semua tahapan dalam proses pemberian kredit, dan dokumen yang dipersyaratkan oleh pejabat pemutus kredit untuk keamanan dalam pemberian kredit.
Dokumentasi kredit adalah mengarsipkan, mengelompokkan seluruh dokumen yang diperlukan dalam rangkla pemberian kredit yang merupakan bukti perjanjian / ikatan hukum antara bank dengan nasabah kredit dan bukti kepemilikan barang agunan serta dokumen-dokumen perkreditan lainnya yang merupakan perbuatan hukum atau mempunyai akibat hukum.
Administrasi kredit adalah pengolahan atas dokumen-dokumen yang diperoleh selama kredit tersebut berlangsung. Pengolahan tersebut mencakup pencatatan (registrasi), penyimpanan berkas, pengamanan berkas kredit, review setiap periode tertentu, monitoring serta pengurangan berkas.
2. Dokumentasi Kredit
Dokumen kedit mencakup dokumen permohonan kredit, dokumen yang merekam setiap tahapan dalam proses pemberian kredit (analisa dan evaluasi, rekomendasi dan putusan kredit), dokumen yang dipersyaratkan dalam pemberian kredit, dokumen pencairan kredit, dokumen yang diperoleh dalam kegiatan pembinaan selama berjalannya kredit sampai kredit tersebut lunas.
Berdasarkan tingkat kepentingannya, dokumen kredit dapat dibedakan menjadi dokumen pokok (dokumen primer) dan dokumen pendukung (dokumen sekunder):
a. Dokumen Pokok
Dokumen pokok adalah dokumen-dokumen yang dikuasai oleh bank untuk dapat membuktikan kepemilikan asset secara yuridis.
b. Dokumen Sekunder
Dokumen sekunder adalah semua dokumen kredit di luar dokumen primer.
Selanjutnya untuk kepentingan bank, dokumen tersebut dibuat dalam dua berkas:
• Berkas pertama yang dipergunakan sebagai bukti asset kredit yang sebagian besar merupakan dokumen-dokumen asli dari nasabah maupun perjanjian kredit.
• Berkas kedua yang dipergunakan sebagai sarana untuk pembinaan nasabah dan kelancaran dalam pelayanan kredit yang sebagian besar merupakan dokumen fotokopi.
Berkas kredit merupakan kumpulan dari dokumen-dokumen kredit yang memuat informasi terjadinya hubungan antara bank dengan debitur, status hubungan perubahannya. Agar dapat dimanfaatkan dengan maksimal oleh pejabat kredit,maka berkas kredit harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
a. Lengkap, artinya bahwa berkas kredit memuat semua dokumen kredit yang diperlukan yang berkaitan dengan debitur dan usahanya, sehingga dapat memberikan gambaran debitur dan fasilitas kredit yang sebenarnya.
b. Sistematis, artinya bahwa berkas kredit harus tersusun secara rapi sehingga mdah dicari apabila diperlukan.
c. Efisien, artinya bahwa susunan berkas kredit yang diperlukan terdiri dari dokumen-dokumen yang benar-benar diperlukan saja, sedangkan yang tidak diperlukan dimusnahkan.
d. Informative, artinya bahwa dokumen yang tersimpa dalam berkas kredit dapat membarikan informasi yang tepat dan up to date.
3. Administrasi Kredit
Administrasi kredit bertujuan untuk mendukung langkah-langkah pembinaan atau penilaian atas perkembangan kredit yang telah diberikan atau perkembangan usaha nasabah dan pengawasan kredit,sehingga kepentingan bank terlindungi.
Adminitrasi juga dipergunakan untuk monitoring oleh manajemen. Antara lain monitoring dalam bidang kualitas portofolio kredit, monitoring kredit – kredit yang harus dikendalikan, monitoring kolektibilitas kredit, monitoring besarnya Aktiva Tertimbang Menurut Resiko (ATMR), monitoring besarnya resiko dalam setiap industri / sektor ekonomi, monitoring usaha - usaha penyelamatan kredit bermasalah, dan sebagainya.
Manfaat adminstrasi kredit :
1) Sebagai alat untuk menunjang penyelanggaraan kegiatan - kegiatan dari proses perkreditan secara individual maupun keseluruhan.
2) Sebagai alat dalam pengumpulan umpan balik melalui sistem informasi manajemen.
3) Sebagai alat penyelenggara sistem dokumentasi perkreditan.
4) Sebagai pelaksana dari sistem laporan ataupun sistem informasi manajemen yang bersangkutan.
5) Untuk penetapan besarnya utang piutang dengan pihak debitur.
6) Untuk dasar pelayanan kepada pihak ekstern.
Setiap tahapan dalam pemberian kredit harus diadministrasikan secara tertib, mulai dari permohonan kredit, tahap prakarsa dan analisa kredit,terhadap rekomendasi kredit, tahap putusan kredit, tahap pencairan kredit, tahap pengawasan dan pembinaan kredit, tahapan angsuran sampai kredit lunas, tahap penyelamatan kredit apabila kredit menjadi bermasalah sampai tahap penghapus bukuan kredit macet harus diadministrasikan secara tertib dalam registernya masing-masing.
Administrasi pada tahap permohonan dan prakarsa kredit dilakukan dengan cara setiap permohonan kredit dari calon debitur maupun prakarsa kredit yang dilakukan oleh pejabat pemrakarsa kredit harus dicatat dalam Register Permohonan Kredit (RPK). Formulir yang digunakan pada tahap awal pelayanan kredit adalah Surat Keterangan Permohonan Kredit (SKPK) yaitu formulir yang digunakan untuk permohonan kredit dari calon debitur.
Administrasi pada tahapan rekomendasi kredit dilakukan dengan cara setiap pemberian rekomendasi kredit dicatat oleh petugas administarsi kredit ke dalam Register Permohonan Kredit. Formulir yang digunakan untuk menuangkan hasil kegiatan rekomendasi kredit adalah MAK.
Administrasi pada tahapan pemberian putusan kredit dilakukan dengan cara setiap putusan kredit yang dibuat oleh pejabat pemutus kredit harus dicatat oleh petugas administrasi kredit dalam Register Permohonan Kredit.Formulir yang digunakan dalam pemberian putusan kredit terdiri dari:
a. Formulir putusan penolakan kredit yang digunakan untuk memberikan penolakan kredit oleh pejabat pemutus terhadap permohonan kredit yang menurut penilaian awal tidak sesuai dengan ketentuan bank atau resiko kredit diluar kemampuan bank.
b. Formulir putusan kredit yang digunakan untuk semua fasilitas kredit yang memerlukan putusan kredit, baik untuk kredit baru maupun perpanjangan.
c. Formulir putusan penundaan dokumen kredit digunakan dalam hal terjadi penundaan penyerahan dokumen dari calon debitur kepada bank yang disyaratkan dalam putusan kredit.
d. Formulir offering kredit digunakan untuk memberitahukan kepada calon debitur bahwa kredit akan diputus apabila struktur atau tipe kredit serta syarat-syarat dan ketentuan kredit akan dipenuhi atau disetujui oleh pemohon.
Administrasi pada tahapan pencairan kredit dilakukan dengan cara mencatat/membukukan setiap terjadi mutasi pada rekening kredit sejak saat pencairan sampai pelunasan kredit. Formulir yang digunakan untuk pencairan kredit adalah formulir instruksi pencairan kredit.
Administrasi pada tahapan pengawasan dan pembinaan kredit dilakukan sejak awal permohonan kredit diajukan secara tertulis sampai dengan kredit tersebut diselesaikan/dilunasi oleh debitur. Formulir yang digunakan dalam tahapan ini, antara lain:
a. Formulir pengawasan administrasi kredit digunakan untuk menilai bahwa proses prakarasa kredit sampai dengan pencairan kredit telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Formulir pengawasan kelengkapan paket kredit digunakan untuk menilai bahwa seluruh dokumen yang dipersyaratkan dalam putusan kredit telah ada dalam paket kredit secara lengkap.
c. Formulir kunjungan nasabah digunakan untuk menuangkan hasil kegiatan kunjungan account offer kepada calon debitur/debitur dalam rangka pembinaan dan hubungan bisnis.
Administrasi pada tahapan penyelamatan dan penyelesaian kredit dilakukan dengan cara menuangkan hasil evaluasi dan analisa terhadap kredit bermasalah dalam formulir memorandum analisa penyelesaian kredit dan dicatat dalam register restrukturisasi/penyelesaian kredit bermasalah. Selanjutnya apabila ada perubahan kolektibilitas kredit dari lancer (performing loan) menjadi kredit bermasalah (non performing loan) atau sebaliknya harus dibuatkan putusan yang diutangkan dalam formulir putusan kolektibilityas kredit.
PENUTUP
Dokumentasi dan administrasi kredit merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari paket kredit dan menjadi salah satu aspek penting bagi pengamanan pengembalian kredit.
Dokumen adalah berkas – berkas yang dipersyaratkan dalam proses kredit dimulai dari permohonan / prakarsa kredit sampai dengan pelunasan kredit yang mencakup / merekam semua tahapan dalam proses pemberian kredit, dan dokumen yang dipersyaratkan oleh pejabat pemutus kredit untuk keamanan dalam pemberian kredit.
Dokumentasi kredit merupakan aspek penting dalam pengelolaan perkreditan.Dokumentasi kredit diperoleh selama proses perkreditan berlangsung dimulai dari permohonan/prakarsa kredit sampai dengan pelunasan kredit yang mencakup/merekam semua tahapan dalam proses pemberian kredit,dan dokumen yang dipersyaratkan oleh pejabat pemutus kredit utuk keamanan dalam pemberia kredit.
Berdasarkan tingkat kepentingannya,dokumen kredit dapat dibedakan menjadi dokumen pokok (dokumen primer) dan dokumen penunjang (dokumen sekunder).
• Dokumen pokok adalah dokumen yang harus dikuasai oleh bank untuk dapat membuktiksn kepemilikan aset secara yuridis.
• Dokumen sekunder adalah semua dokumen krediy di luar dokumen primer.
Administrasi kredit adalah pengolahan atas dokumen-dokumen yang diperoleh selama kredit tersebut berlangsung.Pengolahan tersebut mencakup pencatatan/regitrasi,penyimpaan berkas,pengamanan berkas kredit,review setiap periode tertentu,monitoring serta pengurangan berkas.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyono, Teguh Pudjo. 1993. Manajemen Perkreditan Bagi Bank Komersiil
(Edisi Ketiga). Yogyakarta: BPFE
Dendawijaya, Lukman. 2003. Manajemen perbankan (Cetakan kedua). Jakarta: Ghalia Indonesia
