1. FUNGSI PERENCANAAN (PLANNING)
Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa : “ Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan”.
“Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan organisasi atau perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini”.
T. Hani Handoko mengemukakan manfaat perencanaan yaitu:
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
b. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.
c. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
d. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
e. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
f. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
g. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
h. Menghemat waktu, usaha dan dana.
Asnawir menyatakan bahwa langkah-langkah dalam perencanaan adalah sebagai berikut:
a. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.
b. Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan.
c. Masalah-masalah atau informasi-informasi yang diperlukan.
d. Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan.
e. Merumuskan bagaimana masalah-masalah tersebut akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan pekerjaan itu harus diselesaikan.
f. Menentukan siapa yang akan melakukan dan apa yang mempengaruhi pelaksanaan tindakan tersebut.
g. Menentukan cara bagaimana mengadakan perubahan dalam penyusunan rencana.
Perencanaan pendidikan saat ini menggunakan proposisi sebagai berikut:
a. Perencanaan pendidikan harus menggunakan pandangan jangka panjang.
b. Perencanaan pendidikan harus bersifat komprehesif, artinya meliputi keseluruhan system pendidikan (baik formal maupun nonformal).
c. Perencanaan pendidikan harus diintegrasikan kepada pembangunan masyarakat yang lebih luas. Artinya memperhatikan pembangunan ekonomi, social budaya, politik, dan hukum.
d. Perencanaan pendidikan harus menjadi bagian integral dari manajemen pendidikan.
e. Perencanaan harus berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan pelaksanaannya.
f. Perencanaan pendidikan harus memperhatikan kuantitas dan kualitas pendidikan.
g. Pendidikan harus direncanakan dengan memperhatikan relevansi efisiensi, dan efektifitas.
Dalam merencanakan pendidikan perlu memperhatikan masalah-masalah pokok pendidikan sebagai berikut:
a. Bagaimana menentukan prioritas tujuan dan fungsi sistem pendidikan dan sub-sistemnya.
b. Bagaimanakah cara menentukan cara yang terbaik dalam mencapai
tujuan dan fungsi tersebut.
c. Bagaimanakah perbandingan sumber daya yang dimiliki masyarakat
dialokasikan untuk pendidikan dibanding dengan peruntukan yang lain.
d. Bagaimanakah pembiayaan pendidikan dilakukan dan didistribusikan ke masyarakat, dan siapa saja yang membiayai pendidikan.
e. Bagaimana keseluruhan sumber daya pendidikan dialokasikan untuk masing-masing jenis dan komponen pendidikan.
Cara Melakukan Perencanaan
a. Perencanaan harus dijabarkan dari tujuan yang telah ditetapkan dan dirumuskan secara jelas.
b. Perencanaan tidak perlu muluk-muluk, tetapi sederhana saja, realistik, praktis hingga dapat dilaksanakan
c. Dijabarkan secara terperinci, memuat uraian kegiatan dan urutan atau rangkaian tindakan.
d. Diupayakan agar memiliki fleksibilitas, sehingga memungkinkan untuk dimodifikasikan.
e. Ada petunjuk mengenai urgensi dan atau tingkat kepentingan untuk bagian bidang atau kegiatan.
f. Disusun sedemikian rupa sehingga memungkinkan terjadinya pemanfaatan segala sumber yang ada sehingga efisien dalam tenaga, biaya dan waktu.
g. Diusahakan agar tidak terdapat duplikasi pelaksanaan.
Dapat dipahami bahwa perencanaan dalam manajemen pendidikan merupakan kunci utama dalam aktivitas berikutnya, aktivitas lain tidak akan berjalan dengan baik, bahkan mungkin gagal jika tidak didahului oleh perencanaan. Jika tidak perencanaan, maka semua aktivitas dalam pendidikan tidak akan jalan dengan baik. Sedangkan lainnya hanya bersifat menjalankan saja, meskipun demikian bagian yang lain pun mempunyai peranan yang penting dalam mewujudkan tujuan. Dengan demikian dalam mananjemen pendidikan hendaknya memperhatikan perencanaan, karena perencanaan merupakan awal dari segala aspek yang akan dilakukan dalam manajemen pendidikan, selain langkah awal perencanaan merupakan aktifitas untuk memilih berbagai alternative tindakan yang kesemua itu bermuara kepada suatu target yang harus dicapai.
2. FUNGSI PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)
Asnawir menyatakan bahwa pengorganisasian adalah aktivitas penyusunan, pembentukan hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Akitivitas mengumpulkan segala tenaga untuk membentuk suatu kekuatan baru dalam rangka mencapai tujuan merupakan kegiatan dalam manajemen, karena pada dasarnya mengatur segala sesuatu yang ada dalam sebuah organisasi maupun suatu lembaga adalah kegiatan pengorganisasian.
Kegiatan menyusun berbagai elemen dalam sebuah lembaga pendidikan maupun instansi merupakan kegiatan manajemen yang secara khusus disebut sebagai pengorganisasian, hal ini makin memperjelas bahwa di antara fungsi manajemen adalah menyusun dan membentuk berbagai hubungan kerja dari berbagai unit untuk menjadi sebuah tim yang solid, dari tim yang solid akan memberi kekuatan. Apabila terjadi kesatuan kekuatan dari berbagai elemen sistem untuk mencapai tujuan dalam lembaga maupun organisasi maka manajemen dianggap berhasil.
Ramayulis menyatakan pengorganisasian dalam manajemen sebagai upaya penetapan struktur peran-peran dengan cara membuat konsep-konsep kegiatan yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan. Hal ini makin memperjelas posisi pengorganisasin dalam manajemen, konsep pengorganisasian tersebut secara jelas memberikan gambaran bahwa dalam manajemen ada upaya untuk melakukan peran-peran yang berbeda dalam rangka mewujudkan tujuan bersama, meskipun berbeda-beda dalam peran tetapi kesemua peran dan aktivitas tersebut bermuara kepada satu tujuan yaitu pencapaian target-target yang telah disepakati sebelumnya.
Pencapaian target-target tersebut merupakan aktualisasi darai konsep-konsep yang telah direncanakan sebelumnya. Hal ini memberi pemahaman bahwa ada semacam gerakan aktif dan berkesinambungan berbagai unsur di dalam lembaga, organisasi maupun institusi untuk melakukan berbagai kegiatan yang terstruktur dan tertata rapi, sehingga terjalin keterkaitan yang saling mendukung untuk mewujudkan hasil akhir, hasil akhir tersebut adalah tujuan.
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. Pengoragnisasian yang baik akan tercermin dari stuktur organisasi yang meliputi aspek-aspek seperti: pembagian kerja, departemen mentalisasi, badan organisasi normal, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat hirarki manajemen, saluran komunikasi, penggunaan komite, dan rentan manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan.
Berkenaan dengan pengorganisasian ini, Hadari Nawawi (1992) mengemukakan beberapa asas dalam organisasi, diantaranya adalah :
a. Organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan.
b. Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja.
c. Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab.
d. Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol.
e. Organisasi harus mengandung kesatuan perintah.
f. Organisasi harus fleksibel dan seimbang.
Ernest Dale seperti dikutip oleh T. Hani Handoko mengemukakan tiga langkah dalam proses pengorganisasian, yaitu :
a. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang logik dapat dilaksanakan oleh satu orang.
c. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Manfaat Organisasi
a. Antara bidang yang satu dengan bidang yang lain dapat diketahui batas-batasnya, serta dapat dirancang bagaimana antar bagian dapat melakukan kerjasama sehingga tercapai sinkronisasi tugas.
b. Dengan penugasan yang jelas terhadap orang-orangnya, masing-masing mengetahui wewenang dan kewajibannya.
c. Dengan digambarkannya unit-unit kegiatan dalam sebuah struktur organisasi dapat diketahui hubungan vertikal dan horisontal, baik dalam jalur struktural maupun jalur fungsional
Cara Pengorganisasian
Agar tujuan usaha bersama dapat tercapai dalam tata kerja yang baik, maka sebuah organisasi harus memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Memiliki tujuan yang jelas yang dipahami dan diterima oleh seluruh anggota sehingga dalam organisasi tersebut hanya terdapat satu kesatuan arah. Tujuan seperti ini lazim disebut sebagai visi, berasal dari bahasa Inggris vision, yaitu hasil yang dicita-citakan. Sementara orang mengatakan bahwa rumusan visi ini harus yang umum dan abstrak. Namun, karena visi ini adalah hasil yang akan dicapai, maka ujudnya harus jelas, difahami oleh semua anggota yang akan ikut bersama-sama mencapai tujuan. Dalam organisasi pendidikan, visi ini harus dirumuskan secara jelas dan rinci. Sebagai contoh, sebuah kursus komputer, perlu merumuskan visi dengan jelas agar siapa saja yang ingin belajar komputer di situ mengetahui dan dapat menuntut apabila setelah lulus tidak atau belum mencapai seperti yang dirumuskan dalam visi. Contoh visi: Lembaga kursus komputer ini menyelenggarakan pendidikan yang akan menghasilkan seseorang yang dapat mengoperasikan komputer dalam bentuk olah kata, olah bilangan dan olah gambar dalam tampilan yang bagus.
b. Memiliki struktur organisasi yang:
- Menggambarkan adanya satu perintah, adanya keseimbangan tugas, wewenang dan tanggungjawab.
- Sederhana agar mempermudah jalur dan tidak terlalu banyak orang yang terlibat dalam tanggungjawab.
- Semua kegiatan terbagi habis sehingga tidak satupun kegiatan yang tidaktertangani, sebaliknya tidak ada satu kegiatan yang mendapat penanganan rangkap.
3. FUNGSI KEPEMIMPINAN
Seorang pemimpin harus memberikan penjelasan, petunjuk serta bimbingan kepada orang-orang yang menjadi bawahannya sebelum dan selama melaksanakan tugas. Walaupun dalam pengorganisasian telah ditentukan pembidangan serta penentuan unit-unit kerja tetapi masih diperlukan adanya penjelasan, petunjuk dan pembimbingan terhadap para petugas yang terlibat baik struktural maupun fungsional agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancar. Pengarahan yang dilakukan sebelum memulai bekerja berguna untuk menekankan hal-hal yang perlu ditangani, urutan prioritas, prosedur kerja dan lain-lainnya agar pelaksanaan pekerjaan dapat efektif dan efisien. Pengarahan yang dilakukan selama melaksanakan tugas bagi orang-orang yang terlibat dimaksudkan untuk mengingatkan (refreshing) ataupun meluruskan apabila terjadi penyelewengan atau penyimpangan.
Pimpinan maupun wakilnya dapat memberikan pengarahan dengan cara-cara :
a. Mengadakan orientasi sebelum seseorang memulai melaksanakan tugas untuk mengenal tempat, situasi, alat-alat kerja, kawan dan sebagainya.
b. Memberikan petunjuk dan penjelasan mengenai pekerjaan yang akan dilakukan dengan secara lisan maupun tertulis (menjelaskan peraturan atau tatakerja tertulis).
c. memberikan kesempatan untuk berpartisipasi berupa pemberian sumbangan pikiran demi peningkatan usaha bersama.
d. Mengikut sertakan pegawai dalam membuat perencanaan.
e. Memberikan nasehat apabila seorang pegawai mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas.
Seorang pimpinan perlu melakukan kegiatan pengkoordinasian agar :
a. Diperoleh kekuatan yang menyatu dan integral sehingga gerak organisasi bisa harmonis dan saling menunjang dan tercapai hasil secara efektif dan efisien.
b. Tidak terdapat kesimpang-siuran kegiatan baik dalam bentuk, arah dan waktu pelaksanaan kerja.
c. Tidak terdapat konkurensi antar bagian dan sebaliknya terjalin hubungan yang sehat dan saling membantu.
Pimpinan dapat melakukan pengkoordinasian dengan berbagai cara, baik yang bentuknya langsung pada kegiatan melaksanakan tugas maupun secara tidak langsung berupa kondisi yang menunjang. Bentuk antara lain :
a. Menciptakan kondisi rukun antar pegawai (lebih baik lagi disertai keluarga) agar dalam lembaga kerja para pegawai merasa seperti dengan famili atau kerabat.
b. Membiasakan adanya kerja saling membantu.
c. Mengadakan pertemuan berkala untuk membicarakan kemajuan kerja, kesulitan, pengajuan ide atau gagasan dan sebagainya.
d. Memberikan contoh kerjasama dengan pimpinan sekolah lain atau dengan lembaga-lembaga lain sedemikian rupa rukun dan tampak adanya nilai keuntungan sehingga staf sekolah yang lain merasa ingin meniru
Fungsi kepemimpinan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya. Pengarahan pada dasarnya akan berkaitan dengan motifasi, komunikasi, dan dinamika kelompok.
a. Motifasi merupakan suatu tindakan yang mendorong seseorang bertindak atau berperilaku tertentu. Pemahaman terhadap motifasi seseorang merupakan kunci bila mendorong rang lain untuk bekerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu motifasi merupakan factor penting yang mendukung prestasi kerja disamping tergantung pada kemampuan.
Komunikasi merupakan proses penyampaian pesan dari seseorang atau sekelompok orang kepada orang lain atau sekelompok orang. Komunikasi terjadi dengan baik apabila pesan yang diterima orang lain sesuai dengan pesan maksud pengirim pesan. Komunikasi bisa dilakukan secara verbal maupun nonverbal, secara tertulis maupun lisan. Komunikasi merupakan proses yang komponennya meliputi : pengirim, encoding, channel, decoding, penerima, dan umpan balik. Efektifitas komunikasi organisasi dipengaruhi oleh beberapa factor, yaitu saluran informasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan, dan pemilikan informasi.
Dinamika Kelompok, kelompok dalam organisasi terjadi karena dibentuk oleh organisasi, dan juga terbentuk karena kepentingan karyawan dan persahabatan. Kelompok yang dibentuk oleh organisasi dimaksudkan untuk mengerjakan tugas-tugas yang diperlukan organisasi , jadi manajer atau pimpinan tinggal bagaimana mengefektifkan kelompok formal ini. Kelompok informal yang terbentuk terutama karena kepentingan karyawan (interest group) dan persahabatan (friendship group).
Manajer harus mengarahkan bagaimana kelompok-kelompok informal ini mendukung peningkatan tercapainya organisasi. Kelompok informal mempunyai fungsi sebagai berikut: pertama, kelompok berfungsi memelihara dan memperkuat norma dan nilai yang sama dari anggota kelompok. Kedua berfungsi memberi kepuasan sosial, status, dan keamanan. Ketiga, berfungsi membantu komunikasi anggotanya. Keempat, berfungsi untuk membantumemecahkan masalah baik masalah individu ,kelompok, maupun organisasi. Kelompok juga bisa bertindak sebagai kelompok referensi (reference group), kelompok dimana orang akan mengidentifikasidiri dan membandingkan dengan kelompok tersebut (Mamduh M. H., 1997).
4. FUNGSI PENGAWASAN (CONTROLLING)
Yang dimaksud dengan pengawasan adalah usaha pimpinan untuk mengetahui semua hal yang menyangkut pelaksanaan kerja, khususnya untuk mengetahui kelancaran kerja para pegawai dalam melakukan tugas mencapai tujuan. Kegiatan pengawasan sering juga disebut kontrol, penilaian, penilikan, monitoring, supervisi dan sebagainya. Tujuan utama pengawasan adalah agar dapat diketahui tingkat pencapaian tujuan dan menghindarkan terjadinya penyelewengan. Oleh karena itu pengawasan dapat diartikan sebagai pengendalian
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pengawasan itu perlu dilakukan agar jalannya pelaksanaan kerja dapat diketahui tingkat penyampainnya ke tujuan dan agar tidak terjadi penyimpangan, atau toh sudah terjadi, tidak berlarut-larut. Menurut Mulyani A. Nurhadi (Mulyani, 1983, 9) pengawasan yang disebutkan sebagai kontrol bertujuan untuk mengukur tingkat efektifitas kegiatan kerja yang sudah dilaksanakan dan tingkat efisiensi penggunaan komponen, yang jika hal ini dilaksanakan dalam pendidikan, melihat efisiensi penggunaan komponen pendidikan dan juga komponen lain yang menyertainya dalam proses pendidikan. Jelasnya, kegiatan ini dimaksudkan untuk mengetahui apakah strategi, metode dan teknik yang telah ditetapkan dalam perencanaan sudah cukup cocok dengan langkah penyampaian tujuan dan dengan resiko yang sekecil-kecilnya.
Cara Mengadakan Pengawasan
Yang diuraikan dalam cara-cara pengawasan ini bukan semata-mata cara saja tetapi juga menyangkut hal-hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan pengawasan. Hal-hal yang dimaksud adalah :
a. Bahwa pekerjaan pengawasan tidak boleh dilakukan sebagai pekerjaan semata-mata tetapi harus terbuka, terang-terangan.
b. Dilakukan terhadap semua bawahan, tidak pilih-pilih.
c. Harus objektif, tidak disertai rasa sentimen pribadi.
d. Dilakukan bukan hanya dengan pengamatan melalui mata, tetapi juga dengan indera-indera yang lain.
e. Dilakukan di segala tempat dan setiap waktu.
f. Menggunakan catatan secermat mungkin agar data yang terkumpul dapat lengkap, hal ini penting untuk menghindari subjektivitas.
g. Jika ternyata diketemukan adanya penyimpangan, harus segera ditangani.
Dikemukakanoleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:
a. Penetapan standar pelaksanaan.
b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan.
c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata.
d. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.
e. Pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
