Fungsi Operatif Manajemen Sumber Daya Manusia

Fungsi Operatif Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Mangkunegara (2001; 2) terdapat enam (6) fungsi operatif manajemen sumber daya manusia, yaitu:

1.   Pengadaan tenaga kerja terdiri dari:

a.   Perencanaan sumber daya manusia

b.   Analisis jabatan

c.   Penarikan pegawai

d.   Penempatan kerja

e.   Orientasi kerja (job orientation)

2.   Pengembangan tenaga kerja mencakup:

a.   Pendidikan dan pelatihan (training and development)

b.   Pengembangan (karier)

c.   Penilaian prestasi kerja

3.  Pemberian balas jasa mencakup:

      a.   Balas jasa langsung terdiri dari: Gaji / upah dan  Insentif

b.  Balas jasa tidak langsung terdiri dari: Keuntungan (benefit)dan Pelayanan /   kesejahteraan (services).

4.   Integrasi mencakup:

      a.   Kebutuhan karyawan

      b.   Motivasi kerja

3. Kepuasan kerja
4. Disiplin kerja
5. Partisipasi kerja

5.  Pemeliharaan tenaga kerja mencakup:

a.  Komunikasi kerja

b. Kesehatan dan keselamatan kerja

c.  Pengendalian konflik kerja

d.       Konseling kerja

6.Pemisahan tenaga kerja mencakup: Pemberhentian karyawan

Pengawasan

Henry Fayol dalam bukunya general industrial manajemen (Sarwoto, 2003: 93) mengemukakan pengawasan, adalah: “…Dalam setiap usaha, pengawasan terdiri atas tindakan meneliti apakah segala sesuatu tercapai atau berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan berdasarkan instruksi-instruksi yang telah dikeluarkan, prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Pengawasan bertujuan menunjukkan atau menemukan kelemahan-kelemahan itu. Pengawasan beroperasi terhadap beberapa hal, baik terhadap benda, manusia, perbuatan maupun hal- hal lainnya…”

Sedangkan Goerge R. Terry dalam bukunya Principles of  Management (Sarwoto, 2003: 93)mamberikan definisi pengawasan adalah: Merupakan sebagai proses untuk mendeterminir apa yang dilaksanakan, korektif sedemikian rupa hingga pelaksanaan sesuai dengan rencana.

Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa pengawasan adalah semua aktifitas yang dilakukan oleh manajer untuk membandingkan, mengoreksi, kejadian- kejadian dalam kenyataan dengan rencana- rencana.

Pentingnya Pengawasan

Ada berbagai faktor yang membuat pengawasan semakin diperlukan oleh setiap organisasi. Dan menurut Handoko (2000; 366) faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut:

1. Perubahan Lingkungan Organisasi. Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, adanya peraturan pemerintah baru, dan sebagainya. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi tangtangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.

2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi. Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di analisa dan dicatat secara tepat; bermacam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negri, perlu selalu dimonitor. Di samping itu organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi, dengan banyak agen-agen atau cabang-cabang penjualan dan kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang terpisah secara geografis, atau fasilitas-fasilitas penelitian yang tersebar luas. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3. Kesalahan-kesalahan. Bila para bawahan tidak perna membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan memesan barang atau komponen yang salah, membuat penentuan harga yang terlalu rendah, masalah-masalah didiagnosa secara tidak tepat. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.  

4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan Wewenang. Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplentasikan sistem pengawasan. Tanpa sistem tersebut, manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaantugas bawahan.

Standar Pengawasan

Keeratan hubungan antara pengawasan dengan perencanaan terutama disebabkan karena standar-standar yang diperlukan dalam kegiatan pengawasan untuk bagian yang sangat besar ditentukan oleh perencanaan.

Standar adalah ukuran yang ditetapkan atas dasar mana akibat yang benar-benar terjadi dapat dinilai. Standar tersebut menunjukkan pernyataan atau tujuan dari perusahaan atau bagian daripada tujuan dengan dasar mana tugas- tugas yang dilaksanakan dapat diukur.

Keseluruhan pengawasan dapat digolongkan menjadi tiga bagian besar (Sarwoto 2003: 97) yaitu:

1. Standar fisik (non moneter) merupakan standar yang berhubungan dengan pengukuran atas pelakasanaan kerja, biasa pada tingkat operasi dari perusahaan di mana bahan- bahan digunakan, tenaga buruh dipakai, jasa- jasa diberikan dan barang-barang diprodusir. Standar ini dapat kuantitatif sifatnya, misalnya jam kerja buruh per menit produk, atau ukuran kuantitatif  yang lain.

2. Standar biaya, merupakan pengukuran secara moneter, umumnya standar ini terdapat dan diterapkan pada tingkatan- tingkatan operasional. Perusahaan mengaitkan nilai- nilai moneter terhadap biaya-biaya operasi yang dilaksanakan. Hal yang mencerminkan standar biaya misalnya biaya tenaga kerja per kesatuan yang diproduksi, atau per jam kerja, biaya penjualan per unit dan lain-lain.

3. Standar- standar modal, ada macam-macam jenis standar modal, yang semuanya muncul dari penerapan pengukuran moneter terhadap hal-hal yang bersifat fisikal. Berhubungan dengan modal yang diinvestasi dalam perusahaan dan bukan dengan biaya pengopersiannya.

Jenis-Jenis Pengawasan 

Apabila kita memandang aktivitas-aktivitas organisatoris sebagai suatu sistem yang menerima masukan, mentransformasinya untuk menjadi sejumlah keluaran, maka kiranya jelas bahwa diperlukan pengawasan-pengawasan manajerial yang berbeda-beda untuk masing-masing fase sistem yang bersangkutan. Untuk menjelaskan hal tersebut, berikut adalah jenis-jenis pengawasan yang dikemukakan oleh John A.Pearce dan Richard R. Robinson Jr. (Sarwoto 2003: 99):

1. Pengawasan Umpan ke Muka (feedforward control) juga dinamakan “pengawasan pengendalian” (stering control) dan pengawasan pendahuluan (preliminary control). Merupakan suatu pendekatan terhadap pengawasan yang menggunakan masukan- masukan terhadap suatu sistem aktivitas- aktivitas organisatoris, sebagai alat untuk mengawasi pencapaian sasaran- sasaran organisatoris. Manajer mengidentifikasi input-input dini atau isu-isu dini para proses organisatoris, yang bersifat kritikal bagi sukses proses yang bersangkutan. Maka mereka memusatkan upaya-upaya pengawasan pada pemilikkan masukan-masukan terbaik, mencegah problem-problem sebelum mereka muncul, dan memonitor perubahan.

2. Pengawasan Sewaktu Pekerjaan Sedang Berlangsung (concurrent control). Sering disebut juga pengawasan menskrining (Screening control) atau pengawasan ia/ tidak (yes/ no control) merupakan sebuah pendekatan terhadap pengawasan dimana pengawasan itu dilaksanakan sewaktu pekerjaan sedang berlangsung. Para manajer yang terlibat dalam pengawasan ini memusatkan perhatian mereka pada hasil-hasil tahunan guna memonitor kemajuan organisatoris yang dicapai dan apabila perlu segera dilakukan penyesuaian.

3. Pengawasan Umpan Balik (Feedback contol) yang juga dinamakan  pengawasan pasca operasi (post-action control) merupakan pendekatan terhadap pengawasan yang memusatkan perhatian pada output atau keluaran aktivitas-aktivitas organisatoris setelah produksi atau operasi yang bersangkutan selesai dilaksanakan. Peranan pengawasan umpan balik, pertama, ia menyediakan informasi bagi para manajer operasi. Kedua, informasi ini yang diperlukan mereka untuk mengevaluasi efektifitas menyeluruh aktivitas-aktivitas organisatoris untuk mana mereka bertanggung jawab. Ketiga, menyesuaikan atau mengubah rencana-rencana perusahaan masa mendatang.

Fungsi Pengawasan

Dapat dipastikan bahwa teknik pengawasan feed back yang paling penting dan yang paling sulit yaitu evaluasi hasil pekerjaan (performance evaluation) untuk dapat menilai tingkat produktivitas kerja karyawan. Hal tersebut sangat penting, mengingat bahwa manusia merupakan sumber daya paling penting di dalam sebuah organisasi. Sering dikatakan bahwa: “manusialah yang menyebabkan perbedaan-perbedaan”.

Pengawasan merupakan suatu alat penting untuk mengkoordinasi aneka macam aktifitas kerja menuju pencapaian sasaran-sasaran tertentu dan menurut Sarwoto (2003: 95) ada tiga (3) fungsi pengawasan yaitu:

1. Fungsi pengawasan mengatur keluaran sistem tertentu, dengan jalan mengukur atau membandingkan hasil kerja nyata dengan hasil kerja yang dikehendaki untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

2. Fungsi pengawasan juga bertalian dengan persoalan alat-alat maupun tujuan. Umpan balik secara berkelanjutan sehubungan dengan bagaimana aktivitas organisatoris dilaksanakan adalah penting untuk stabilitas jangka panjang dalam mengangkat produktivitas kerja karyawan.

3. Fungsi pengawasan dapat kita nyatakan sebagai fase dari proses manajerial yang mempertahankan aktivitas organisasi tertentu dalam batas-batas yang diperkenankan, yang diukur berdasarkan standar pengawasan yang berlaku  seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.

Disiplin Kerja

Dalam Hasibuan (2003: 193) mengatakan kedisiplinan adalah operatif keenam dari Manajemen Sumber Daya Manusia. Kedisiplinan merupakan fungsi operatif manajemen sumber daya manusia yang terpenting karena semakin baik disiplin karyawan, semakin tinggi prestasi kerja yang dapat dicapainya. Tanpa disiplin karyawan yang baik, sulit bagi organisasi perusahaan mencapai hasil yang optimal. Kedisiplinan adalah kesadaran dan kesediaan seseorang menaati semua peraturan perusahaan dan norma-norma sosial yang berlaku. Kesadaran adalah sikap sesorang yang secara sukarela menaati semua peraturan dan sadar akan tugas dan tanggung jawabnya. Jadi, dia akan mematuhi/mengerjakan semua tugasnya dengan baik, bukan atas paksaan. Kesediaan adalah suatu sikap, tingkah laku, dan perbuatan seseorang yang sesuai dengan peraturan perusahaan, baik yang tertulis maupun tidak.

Indikator- Indikator Kedisiplinan

Pada dasarnya banyak indikator yang mempengaruhi tingkat kedisiplinan karyawan suatu organisasi (Hasibuan; 2003:194) diantaranya:

1. Tujuan dan Kemampuan

Tujuan dan kemampuan ikut mempengaruhi tingkat kedisiplinan karyawan. Tujuan yang akan dicapai harus jelas dan ditetapkan secara ideal serta cukup menantang bagi kemampuan karyawan. Hal ini berarti bahwa tujuan (pekerjaan) yang dibebankan kepada karyawan harus sesuai dengan kemampuan karyawan bersangkutan, agar dia bekerja sungguh- sungguh dan disiplin dalam mengerjakannya.

2. Teladan Pimpinan

Teladan pimpinan sangat berperan dalam menentukan kedisiplinan karyawan karena pimpinan dijadikan teladan dan panutan oleh para bawahannya. Pimpinan harus memberi contoh yang baik, berdisiplin baik, jujur, adil, serta sesuai kata dengan perbuatan. Dengan teladan pimpinan yang baik, kedisiplinan bawahanpun akan ikut baik. Jika teladan pimpinan kurang baik (kurang berdisiplin), para bawahan pun akan kurang disiplin.

3. Balas Jasa

Balas jasa (gaji dan kesejateraan) ikut mempengaruhi kedisiplinan karyawan karena balas jasa akan memberikan kepuasan dan kecintaan karyawan terhadap perusahaan/pekerjaannya. Jika kecintaan karyawan semakin baik terhadap pekerjaan, kedisiplinan mereka akan semakin baik pula.

4. Keadilan

Keadilan ikut mendorong terwujudnya kedisiplinan karyawan, karena ego dan sifat manusia yang selalu merasa dirinya penting dan minta diperlakukan sama dengan manusia lainnya.

5. Waskat

Waskat (pengawasan melekat) adalah tindakan nyata dan paling efektif dalam mewujudkan kedisiplinan karyawan perusahaan. Dengan waskat berarti atasan harus aktif dan langsung mengawasi perilaku, moral, sikap, gairah kerja, dan prestasi kerja bawahannya.

6. Sanksi Hukuman

Sanksi hukuman berperan penting dalam memelihara kedisiplinan karyawan. Dengan sanksi hukuman yang semakin berat, karyawan semakin takut melanggar peraturan-peraturan perusahaan, sikap dan prilaku indisipliner karyawan akan berkurang.

7. Ketegasan

Ketegasan pimpinan dalam melakukan tindakan akan mempengaruhi kedisiplinan karyawan perusahaan. Pimpinan harus berani dan tegas, bertindak untuk memnghukum setiap karyawan yang indisiplinernya sesuai dengan sanksi hukuman yang telah ditetapkan. Pimpinan yang berani bertindak tegas menerapkan hukuman bagi karyawan yang indisiplinernya akan disegani dan diakui kepemimpinannya oleh bawahan.

8. Hubungan Kemanusiaan

Hubungan kemanusiaan yang harmonis di antara sesama karyawan ikut menciptakan kedisiplinan yang baik pada suatu perusahaan. Hubungan-hubungan baik bersifat vertikal maupun horizontal yang terdiri dari direct single relationship, direct group relationship, dan cross relationship hendaknya harmonis.

Prestasi Kerja

Dalam Mangkunegara (2001: 67) istilah kinerja berasal dari kata Job Performance atau Actual Performance (prestasi kerja atau prestasi sesungguhnya yang dicapai oleh seseorang). Pengertian kinerja (prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Prestasi kerja adalah hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, dan kesungguhan serta waktu.

Penilaian Prestasi Kerja

Dalam Sihotang (2006: 186), Penilaian prestasi pegawai sangat penting dilakukan secara periodik dan kontinyu untuk mendapatkan informasi yang obyektif tentang prestasi setiap pegawai dalam rangka pembinaan dan pengembangan karyawan maupun organisasi. Informasi yang aktual tentang semua karyawan secara individu sangat mendasar dan prinsipil untuk pelaksanaan perencanaan karier para karyawan.

Bagi pegawai yang prestasi kerjanya ternyata masih di bawah standar tidak perlu takut karena justru dialah yang akan diutamakan untuk mengikuti pelatihan, sedangkan para pekerja yang prestasinya sangat baik dan menonjol, dapat dengan segera dipromosikan pada pekerjaan yang lebih tinggi dan lebih bertanggung jawab.

Prestasi kerja karyawan yang selalu tersedia datanya secara obyektif setiap periode / waktu tertentu sangat bermanfaat juga bagi dinamika organisasi secara keseluruhan.

Evaluasi kinerja tiap pegawai di dalam suatu organisasi sangat besar manfaatnya, baik bagi karyawan itu sendiri maupun bagi perkembangan organisasi pada waktu yang akan datang, karena sumber daya manusia yang ada dalam organisasi merupakan aset yang paling berharga bagi kelangsungan hidup organisasi.