Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia, khususnya pimpinan suatu organisasi.
Menurut kamus Webster (Sutarto, 1997), sekretaris adalah seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas administrasi lainnya, juga pegawai yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan. Sedangkan menurut Fowler (1970), sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, tugas administrasi, mendapatkan informasi dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan organisasinya.
 |
| Pengertian Sekretaris dan Tugasnya |
Berdasarkan lingkup tanggung jawabnya, sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi. (1) Sekretaris Organisasi adalah seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi maupun instansi pemerintah. Di samping bekerja atas instruksi pimpinan, ia juga memiliki wewenang ikut serta dalam aktivitas manajemen organisasi yang dinaunginya. Misalnya adalah Sekretaris Jenderal PBB, Sekretaris Daerah Provinsi. (2) Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi dan membantu seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya.
Menurut Sutarto (1997), pada dasarnya tugas sekretaris dibagi dalam lima bagian:
Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.
Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, dan menyusun prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.
Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keungan pribadi pimpinan, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena telah dilaksanakan oleh bagian keuangan), menyimpan catatan pengeluaan sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi aas nama pimpinan.
Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa acara seminar bila pimpinan berhalangan hadir.
Sumber Pustaka: Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga
