Pengertian Sekretaris
Menurut Prajudi Atmosudirja dalam buku Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran (1982 : 63) istilah sekretaris sebenarnya adalah istilah asing yaitu dari bahasa belanda “ secretaries” atau bahasa Inggris “secretary”yang berasal dari perkataan latin “ secretum”yaitu “rahasia”jadi menyangkut seseorang yang dapat dipercaya, atau seseorang yang dapat menyimpan rahasia
Menurut Prajudi Atmosudirja dalam buku kesekretarisan dan administrasi perkantoran (1992 :63) yaitu
“secretary adalah seseorang yang dapat dipercaya, seorang yang dapat menyimpan rahasia “
Menurut louis c. wanassy dan wiliam sadden.
Diterjemahkan oleh sutarto dalam buku sekretaris dan tata warkat (1992 : 4) menyatakan :
“Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan public, menjawab telephone, membuat janji dan memelihara atau menyiapkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lainnya.”
Dilihat dari definisi diatas, maka sekretaris adalah seorang yang paling dekat dekat dengan pimpinan atau tangan kanan seorang pimpinan, membantu atau tenaga bantuan pimpinan dan dapat pula melaksanankan tugas-tugas pimpinan.
Perlu tenaga bantuan ini karena pimpinan banyak melakukan kegiatan, dan sedangkan pimpinan sendiri terbatas kemampuannya, tenaga bantuan ini yaitu seorang sekretaris yang dapat membantu atau mengerjakan tugas-tugas dari pimpinannya, agar dapat berjalan dengan lancer dan terarah.
 |
| Pengertian, Syarat-syarat, Jenis-jenis Dan Tugas-tugas Sekertaris |
Syarat-syarat Sekretaris
Mengingat tugas seorang sekretaris sangat luas dan memerlukan kreatifitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh seorang sekretaris yang dapat dianggap cukup mampu dan tepat dalam bidangnya.
Adapun syarat-syarat menjadi seorang sekretaris adalah:
1. Pendidikan. Berpendidikan yang sekurang-kurangnya sekolah lanjutan tingkat atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.
2. Mempunyai kerja sebagai sekretaris. Maksudnya adalah : terampil dalam hal mengetik, korespodensi, penguasan berbagai alat kantor, menyusun laporan dan lain-lain.
3. Memahami cukup pengetahuan umum, misalnya: organisasi, dan manajemen perusahaan, masalah niaga dan lain-lain.
4. Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bisa berbahasa inggris dan bahasa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.
5. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris.
Jenis-jenis Sekretaris
Pada kenyataannya sekretaris memiliki dasar pendidikan serta penglaman yang tidak sama, walaupun demikian salah satu syarat penting yang harus diketahui adalah bahwa sekretaris harus dapat memahami kedudukannya dalam satu organisasi.
Dengan adanya kemampuan yang didapat atau adanya perkembangan yang terjadi dalam pembinaan karir serta kemampuan diri sekretaris itu sendiri. Maka dapat mengakibatkan sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda berdasarkan jenis-jenis sekretaris yaitu :
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi adalah seorang yang memimpin sesuatu secretariat dari suatu perusahaan atau secretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu.
2. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu seseorang tertentu, dan bersifat pribadi.
3. Sekretaris pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seseorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor untuk seorang pimpinan tertentu.
Tugas-tugas Rutin Sekretaris
Tugas rutin sekretaris adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi dari pimpinan atau tampa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan, sesuai dengan yang telah ditetapkan dengan tugasnya.
Adapun tugas-tugas rutin sekretaris adalah :
1. Menyusun atau Membuat Surat (korespodensi)
Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari sekretaris. Dalam kegiatan surat menyurat terdapat kegiatan pendiktean, pelatihan-pelatihan transkripsi, pengetikan, pengoreksian, penandatangan, pengadaan dan penghitungan.
Macam-macam surat :
a. Surat Perjanjian
b. Surat Kuasa
c. Surat Acara
d. Surat Keterangan
e. Surat Peringatan
f. Surat Penyataan
g. Surat Tugas
h. Surat Perintah Perjanjian Dinas
i. Surat Undangan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam korespodensi adalah:
a. Menjawab dan menanggapi surat dengan cepat menurut urutan pentingnya
b. Membuat catatan tentang instruksi khusus yang ada hubungannya dengan surat
c. Memproses surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan buku agenda yang dilengkapi dengan agenda disposisi
d. Membuat konsep, mengetik surat, telegram, memo dan bentuk lainnya.
e. Membuat dan menyimpan buku atau daftar alamat penting.
2. Menata Arsip (Berkas)
Menata arsip adalah menghimpun, mengklasifikasikan, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan dan mengarsipkan surat-surat yang masuk maupun surat yang keluar.
Sistem penataan arsip menggunakan:
a. Menata arsip berdasarkan system abjad
Sistem abjad adalah salah satu system dalam menata arsip dengan menggunakan abjad (A sampai Z ) sebagai kode pada umumnya sistem abjad baik digunakan untuk menata arsip yang erat hubungannya dengan :
1. Nama Orang
2. Nama Perusahaan atau Kantor
3. Nama Organisasi dan lain-lainnya
b. Menata Arsip berdasarkan system nomor:
Sistem nomor adalah salah satu system menata arsip yang didasarkan kepada kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu
Persiapan menata arsip berdasarkan system nomor:
1. Menyusun pola klasifikasi arsip
2. Mengelompok atau membuat kode
3. Menyiapkan peralatan arsip
3. Mengurus dan Mengendalikan surat
Mengurus dan mengendalikan surat adalah kegiatan mengelola surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan menerima, mencatat, mengarahkan, mendistribusikan, memproses lebih lanjut dan meyiapkan surat sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Berdasrkan urgensi penyelesaiannya surat dapat dibagi menjadi “surat penting”. Surat penting adalah surat yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat strategis, kebijaksanaan, dan operasional. “Surat Biasa” adalah surat yang isinya tidak memerlukan tindak lanjut.”Surat Rahasia” adalah surat yang membutuhkan pengamanan tinggi dan erat kaitannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
Mengurus surat dan mengendalikan surat dilakukan dengan menggunakan:
1. Buku Agenda
Dibuku agenda sekretaris mencatat tanggal surat, nomor surat, perihal surat dan tembusannya (seperti terlampir)
2. Kartu Kendali
Kartu kendali adalah kertas tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat. Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2 (dua), rangkap3 (tiga), rangkap 4 (empat) sesuai dengan kebutuhan.
4. Menerima dan Melayani Tamu serta Bertamu
Disamping menyelesaikan pekerjaan yang berkaitan dengan surat menyurat sekretaris juga melaksanakan kegiatan dimana menerima, melayani, tamu yang datang keperusahaan.
Sehubungan dengan hal tersebut maka berikut ini beberapa hal yang dipahami oleh sekretaris adalah:
a. Syarat menerima tamu
1. Sopan dan ramah
2. Berkepribadian menarik
3. Bijaksana
4. Mempunyai cukup pengetahuan tentang organisasi dimana tempat bekerja.
b. Mencatat identitas tamu.
Mencatat identitas tamu perlu dilakukan untuk menghindari kemungkinan adanya keinginan terselubung dari seorang tamu terutama tamu yang belum dikenal, disamping itu pencatatan perlu untuk mengetahui maksud sebenarnya dari tamu.
Dalam menerima tamu dan melayani tamu tugas sekretaris adalah:
a. Memberi salam kepada tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan mengisi buku tamu.
b. Sebagai penerima tamu hendaknya dapat menjaga pembicaraan dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan dengan tamu.
c. Dapat mengarahkan tamu dan memberi informasi yang dibutuhkan kepada tamu.
d. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu.
e. Usahakan agar tamu merasakan tenang apabila tamu harus menunggu dan sediakan bahan bacaan (Koran, majalah, dan lain-lain)
f. Berikan perhatian kepada setiap tamu, agar tamu merasa nyaman.
Menerima dan Melayani Telpon
Telepon merupakan alat komunikasi untuk menerima dan menyampaikan informasi dengan cepat dan sopan santun dalam menggunakan telpon berlaku untuk semua orang atau pegawai.
Dalam menggunakan telpon, berarti pembicara bertindak sebagai wakil yang pantas dari organisasi dari tempatnya bekerja. Oleh sebab itu perlu dilaksanakan agar dapat menciptakan kesan yang baik.
Persiapan yang perlu dilakukan dalam menerima telphon serta menelpone adalah:
a. Meyiapkan formulir penerimaan telepon dan alat tulis, serta meletakkannya didekat pesawat telepone agar mudah dijangkau apabila dibutuhkan sambil memegang telpone.
b. Membuat daftar nomor telepone yang sering dibutuhkan dan menyediakan dimeja kerja.
c. Memahami cara menyambung telp international baik dalam maupun luar negeri.
d. Jangan banyak menggunakan telpone untuk kepentingan pribadi
e. Dalam percakapan telpone hendaknya bersikap waspada atau hati-hati.
f. Usahakan dapat cepat menangkap maksud pembicara dan beri kesan bahwa penelpone diperhatikan dan dibantu
g. Jangan menampakan kesan sibuk pada waktu sedang menerima telpone.
h. Jangan terlalu cepat saat berbicara.
i. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada waktu menerima telpone antara lain adalah:
j. Segera angkat telpone dengan tangan kiri, ketika telpone berdering dan tangan kanan meraih alat tulis serta formulir penerima telpone untuk mencatat janji atau pesan yang harus ditulis.
k. Menjawab telpon secara cepat , singkat, jelas dan hormat dengan terlebih dahulu memberi ucapan salam hormat, serta birikan identifikasi maksudnya menyebutkan nama nama kantor sekretaris tersebut.
l. Apabila penelpone tidak menyebutkan nama dan kantornya sebaiknya ditanyakan dahulu.
m. Apabila pimpinan tidak ada ditempat , maka katakana tidak ada ditempat, untuk menghindari pemikiran yang negative bagi penelpone yang dapat menimbulkan kesan tidak baik, maka sebelum sekretaris menyatakan bahwa pimpinan sedang sibuk atau tidak ditempat maka sebaiknya secara diplomatis.
n. Jika pimpinan tidak ada ditempat sebaiknya sekretaris menanyakan apakah ada pesan yang ingin disampaikan
Apabila seseorang yang akan ditelpon sedang tidak ada ditempat kadang-kadang karena mendesak, maka maka perlu meninggalkan pesan yang ingin disampaikan.
Membuat Laporan
Laporan merupakan bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses pengolahan data, hasil dari suatu penelitian atau riset terhadap suatu masalah laporan penting artinya bagi pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.
Dalam rangka pembuatan laporan, beberapa hal yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah sebagai berikut:
Mamahami tata cara dan syarat membuat laporan:
a. Benar dan objektif
b. Jelas dan cermat
c. Langsung mengenai sasaran
d. Lengkap
e. Tepat pada waktunya
f. Tepat penerimaannya
Dengan demikian beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan adalah:
a. Mengusai masalah yang akan dilaporkan
b. Mempunyai minat atau kesanggupan objektif dan teliti
c. Mampu menguasai bahasa tulis dengan baik
d. Dapat menggunakan kata atau istilah yang sederhana, jelas dan mudah dimengerti
e. Mencari, mengumpulkan, mencatat dan mengolah data dari keterangan yang ada, buku-buku, peraturan, laporan yang lalu, pidato-pidati dan bahan-bahan lain yang dianggap perlu
f. Mencoba membuat kerangka laporan sesuai dengan kebutuhan setelah memilih persetujuan atau mendapat ijin dari pimpinan
g. Mengetik konsep atau naskah laporan dengan tatacara pengetikan yang berlaku.
Tugas Melaksanakan Istruksi (Tugas khusus)
Tugas melaksanakan intruksi (penugasan khusus) adalah: tugas-tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada intruksi khusus dari pimpinan. Jadi yang dimaksud dengan tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang-kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik-baiknya. Biasanya, pimpinan beranggapan, bahwa untuk bidang tugas tertentu, sekretaris dianggap sudah menguasai, sehingga pimpinan memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikan pekerjaan termaksud.
Mengatur Jadwal Acara Kegiatan Pimpinan
Karena kesibukannya, pemimpin tidak mungkin mengingat semua jadwal kegiatannya dari hari kehari, oleh sebab itu diharapkan sekretaris dapat mengatur jadwal acara kegiatan pimpinannya, walaupun suatu kegiatan telah direncanakan beberapa minggu sebelum waktunya tetapi pada kenyataannya secara mendadak acara harus dirubah karena bersamaan waktunya dengan acara lain yang sama pentingnya.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan antara lain adalah :
a. Menerima dan menghimpun surat atau bahan acara kegiatan pimpinan
b. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan untuk keperluan harian, mingguan dan bulanan
c. Menjawab secara tepat setiap pertanyaan yang berkaitan dengan acara kegiatan pimpinan
d. Mengingatkan setiap acara kegiatan pimpinan
e. Selalu mengikuti kemungkinan perubahan acara kegiatan pimpinan.
Cara- cara menyiapkan rapat dan membuat notulen :
1. Menyiapkan Rapat
Dalam hal keperluan rapat atau pertemuan meupun jamuan untuk tamu, pimpinan menghendaki bebas memikir karya dan mengharapkan agar sekretaris dapat mengurusnya termasuk mengawasi perlengkapan sampai kepada menentukan macam jamuan makan.
Pada dasarnya terdapat dua macam rapat:
a. Rapat Formal
Adalah permulaan yang diselenggarakan setelah peserta rapa mendapat pemberitahuan sebelumnya (melalui undangan) pada umumnya pemberitahuan disertai agenda rapat.
b. Rapat informal
Adalah pertemuan yang diselenggarakan setelah peserta mendapat panggilan pemberitahuan secara langsung, rapat ini dilaksanakan untuk mendiskusikan suatu hal terjadi secara mendadak.
Rapat informal tidak mempunyai agenda tidak memerlukan catatan tentang apa yang telah dibicarakan. Rapat perlu diselenggarakan antara lain untuk memecahkan masalah, untuk menyampaikan informasi, membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan, sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.
2. Membuat notulen masalah rapat
Setelah rapat selesai sebaiknya dibuat notulen atau masalah rapat sebagai alat Bantu ingatan atau bukti hasil rapat. Notulen masalah rapat adalah catatan singkat tentang suatu. Pembicaraan dalam rapat yang perlu dicatat hanya bagian yang penting-penting saja.
Pada dasarnya susunan notulen terdiri dari :
b. Jumlah yang diundang
c. Waktu dan tempat (mulai dan akhir)
d. Pemimpin (ketua dan sekretaris)
e. Judul topic
f. Acara rapat
g. Pengesahan notulen dari ketua
Cara-cara menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan maksudnya adalah menyusun rencana perjalanan secara rinci yang terdiri dari rute perjalanan, jenis kendaraan yang digunakan, waktu berangkat, dan kembali, penginapan dan catatan penting lainnya yang erat kaitannya dengan perjalanan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam rangka pimpinan mengadakan perjalanan dinas adalah:
a. Mencari, mengumpulkan dan membuat daftar perjalanan angkutan yang diperlukan, serta mengkomunikasikannya kepada pimpinan
b. Mengurus kemungkinan pembelian karcis, pemesanan hotel, rencana antar jemput dari dan keterminal stasiun, bandara, pelabuhan, atau tempat lainnya.
c. Mengurus biaya perjalanan (membuat perhitungan biaya dalam perjalanan termasuk biaya untuk fiscal.
d. Mengurus surat-surat yang ada kaitannya dengan perjalanan pimpinan
e. Menghubungi agen perjalanan dan pihak lainnya untuk membuat pesanan bila perlu.
Tugas yang Bersifat Kreatif
Tugas yang bersiffat kreatif adalah: tugas atas prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta, atau diperintah oleh pimpinan. Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknyasesuatu dikerjakan, sehingga ddapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Dalam hal tugas yang bersifat kreatif, sekretaris harus dapat menemukan sendiri segala sesuatu yang harus dikerjakan, yang dapat merupakan suatu bantuan yang sangat diperlukan oleh pimpinannya, agar tugas bantuan yang diberikan kepada pimpinan dapat dilaksanakan dengan berhasil guna dan berdaya guna. Tugas yang bersifat kreatif ini tidak ada batasnya (dalam arti yang positif). Karena sangat kompleksnya tugas pimpinan maka sekretaris dalam melaksanakan tugasnya dapat menyelesaikan dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya.
Pada dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi:
1. Membuat perencanaan kerja
2. Mempelajari pengetahuan tentang bank
3. Mempelajari pengetahuan tentang buku kas kecil (petty cash)
4. Pemantapan kepribadian
5. Efisiensi kerja
6. Pengembangan diri sekretaris
7. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris.
8. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual aids (alat bantuan peraga)
9. Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat bekerja, dan lain-lain
