Prasyarat Kondisional dalam Pengukuran Produktivitas
Karena hasil pengukuran produktivitas perusahaan akan menjadi landasan dalam membuat kebijakan perbaikan produktivitas secara keseluruhan dalam proses bisnis. Kondisi-kondisi berikut sangat diperlukan untuk mendukung pengukuran produktivitas yang valid.
Beberapa kondisi itu adalah :
1.Pengukuran harus dimulai dari permulaan program perbaikan produktivitas.
2.Pengukuran produktivitas dilakukan pada sistem industri itu.
3.Pengukuran produktivitas seharusnya melibatkan individu yang terlibat dalam proses industri itu.
4.Pengukuran produktivitas yang menghasilkan informasi-informasi utama seharusnya dicatat tanpa distorsi
5.Perlu adanya komitmen secara menyeluruh dari manajemen dan karyawan untuk pengukuran produktivitas dan perbaikannya
6.Program-program pengukuran dan perbaikan produktivitas seharusnya dapat dipecahkan-pecahkan.
Model Pengukuran Produktivitas Berdasarkan Model Mundel
Marvin E. Mundel memperkenalkan penggunaan angka indeks produktivitas pada tingkat perusahaan berdasarkan dua bentuk pengukuran, yaitu :
• IP = {(AOPM / RIMP) / (AOBP / RIBP)} x 100
• IP = {(AOMP / AOBP) / (RIMP / RIBP)} x 100
Dimana :
IP = Indeks Produktivitas
AOMP = Output agregat untuk periode yang diukur
AOBP = Output agregat untuk periode dasar RIMP = Input-input untuk periode yang diukur RIBP = Input-input untuk periode dasar
Bentuk pengukuran pertama merupakan rasio antara indeks performansi pada periode pengukuran dan indeks performansi pada periode dasar, sedangkan bentuk pengukuran kedua merupakan rasio antara indeks output dan indeks input. Dengan demikian kedua bentuk pengukuran diatas dapat pula dinyatakan sebagai berikut :
• IP = {(AOPM / RIMP) / (AOBP / RIBP)} x 100 = (Indeks Performansi
Periode Pengukuran / Indeks Performansi Periode Dasar) x 100
• IP = {(AOMP / AOBP) / (RIMP / RIBP)} x 100 = (Indeks Output / Indeks Input) x 100
Menetapkan Sistem Pengukuran Produktivitas
Salah satu langkah penting adalah menetapkan sistem pengukuran produktivitas dalam perusahaan sistem pengukurannya sendiri dalam prakteknya menimbulkan peningkatan kesadaran pekerja terhadap pengertian produktivitas. Dalam suatu penelitian terhadap lebih dari 400 pabrik, Mitchell berkesimpulan, bahwa pada saat pabrik-pabrik mengadakan pengukuran kerja, produktivitasnya naik rata-rata 14,6 %. Masalah-masalah utama dalam organisasi yang harus dipecahkan dan ditanggulangi dalam kaitannya dengan peningkatan sistem pengukuran produktivitas adalah :
1.Tentukan unsur-unsur organisasi yang paling harus diperhatikan / diawasi.
2.Lakukanlah penelitian untuk menentukan jenis-jenis ukuran yang dikembangkan melalui aktivitas sejenis.
3.Pilihlah konsep-konsep yang dikehendaki dan unit-unit pengukuran output dan input perusahaan maupun aktivitas sub (bagian) yang kritis lainnya.
4.Hubungi pekerja-pekerja dan bagian-bagian lain untuk menggunakan ukuran- ukuran tersebut bagi penilaiannya dan cara menerapkan ukuran-ukuran tersebut pada pelaksanaannya.
5.Yakinkan tersedianya data dan buatkan beberapa kompromi yang perlu.
6.Pilihlah bobot yang sesuai, gabungkan formula-formula dan metode penomoran indeks.
7.Pilihlah aktivitas, percontohan seksi atau kelompok percobaan untuk mengetes sistem pengukuran.
8.Ujilah sistemnya pada aktivitas percobaan terpilih itu dan dapatkan umpan berkala pada hasil-hasilnya.
9.Sesudah melalui tenggang waktu yang cukup, evaluasilah nilai sistemnya, buatkan beberapa modifikasi dan perlebar ruang lingkupnya atau adakanlah aktivitas percontohan baru jika modifikasinya benar-benar mengubah rancangan sistem yang pertama kali.
Suatu sistem pengukuran harus mempertimbangkan efektivitas biaya, batas pengukuran produktivitas dan perlu / tidaknya pengukuran faktor total ; dengan perkataan lain tentukan kedalaman dan masalah tugas sistem pengukurannya. Sistem pengukurannya haruslah mudah dipraktekkan dan dapat mengetahui sebab-sebab perubahan organisasi.
Dalam menentukan sistem pengukuran produktivitas menurut sinungan (2005, p82) itu ada 4 pertimbangan khusus manajemen perusahaan yaitu :
1.Sebuah perusahaan tidak harus meniru / mengikuti sistem pengukuran produktivitas ditempat lain namun juga harus mengetahui ukuran-ukuran yang memenuhi kebutuhan khususnya.
2.Sekali sistem pernah diterapkan, maka usaha memperkirakan/memperhitungkan secara mekanis masalah yang lebih jauh harus dicegah.
3.Pengukuran output haruslah sekonkrit dan sesuai mungkin selagi dapat dilihat membantu memotivisir.
4.Apa saja ukuran yang dikenalkan harus terlihat adanya peningkatan konstan, sebab untuk peningkatan secara statistika itu berkaitan dengan peningkatan output perjamnya itu sendiri.
Realisasi dari pola pengukuran organisasi semacam itu membantu kesiapan sistem manajemen dalam melaksanakan program produktivitasnya. Pendahuluan atas pola peningkatan produktivitasnya adalah tidaklah mungkin penentuan atau peningkatan sistem informasi manajemen yang sedikitnya melindungi atau menutupi bidang-bidang seperti pembiayaan, pemanfaatan produksi, perencanaan produksi, pemeliharaan dan kerusakan, shift kerja dan sebagainya.
Bagaimana Mengukur Produktivitas
Produktivitas adalah konsep yang menghubungkan output dan input. Menurut Sinungan (2005, p43) dalam pengukuran produktivitas dikenal dua pendekatan yaitu :
1.Pendekatan produktivitas total atau faktor ganda yaitu output dihadapkan dengan seluruh input yang dipakai (5M + E + I), dan
2.Pendekatan partial atau faktor tunggal yaitu output dihadapkan dengan satu input saja (seperti produktivitas tenaga kerja atau produktivitas modal). Dilingkungan perusahaan yang dipakai adalah pendekatan produktivitas
partial maka dapat diukur rasio atau indeks produktivitas tenaga kerja, modal, organisasi, penjualan, produksi, dan produk.
Karena produktivitas menyatakan rasio antara output dan input maka dalam pekerjaan pengukuran produktivitas terlebih dahulu harus disusun definisi kerja dan kemudian cara mengukur baik output maupun input. Dalam kenyataan, ada dua jenis perusahaan yaitu penghasil barang dan penghasil jasa. Dalam kasus perusahaan penghasil barang, mengukur output relatif lebih mudah dibandingkan dengan mengukur input. Hal ini disebabkan karena jenis input yang dipakai relatif banyak jenisnya. Sebaliknya dalam kasus perusahaan penghasil jasa, output lebih sulit diukur dibandingkan dengan input.
Evaluasi Sistem Produktivitas
Masalah produktivitas dapat didefinisikan sebagai deviasi atau penyimpangan yang terjadi antara aktual (hasil aktual) dan sasaran produktivitas yang direncanakan atau diharapkan (rencana mencapai sasaran produktivitas tertentu), atau dapat pula didefinisikan sebagai perubahan produktivitas menunjukkan kecenderungan menurun atau tetap sepanjang periode waktu tertentu (Gaspersz, 1997, p67). Apabila masalah produktivitas telah dapat diidentifikasi, seperti produktivitas input tenaga kerja, material, energi, dan modal menurun, atau tidak mencapai sasaran produktivitas yang diharapkan, maka berbagai informasi penting yang berkaitan dengan masalah itu perlu dikumpulkan. Dengan demikian manajemen dalam praktek bisnis global yang ingin meningkatkan produktivitas perusahaan terus-menerus harus berpikir melalui masalah-masalah produktivitas bisnis (Think Through the Businnes Productivity Problem) dan membicarakan masalah itu berdasarkan fakta atau data produktivitas bisnis (Speak with Businnes Productivity Data).
Faktor-faktor Penyebab Penurunan Produktivitas Perusahaan
Menurut Dewan Produktivitas Nasional terdapat sejumlah faktor penyebab penurunan produktivitas perusahaan, antara lain :
1.Ketidakmampuan manajemen dalam mengukur, mengevaluasi dan mengelola produktivitas perusahaan
2.Motivasi karyawan yang rendah karena sistem pengakuan dan penghargaan yang diberikan tidak berkaitan dengan produktivitas dan tanggung jawab dari karyawan itu.
3.Pengiriman produk yang sering terlambat karena ketidakmampuan memenuhi jadwal yang ditetapkan sehingga mengecewakan pelanggan.
4.Peningkatan biaya-biaya untuk proses produksi dan pemasaran.
5.Pemborosan penggunaan sumber daya material, tenaga kerja, energi, modal, waktu dan informasi.
6.Terdapat konfli-konflik dan hambatan-hambatan dalam tim kerjasama yang tidak terpecahkan sehingga menimbulkan ketidakefektifan dalam bekerjasama dan partisipasi total dari karyawan.
7.Ketiadaan sistem pendidikan dan pelatihan bagi karyawan untuk meningkatkan pengetahuan tentang teknik-teknik peningkatan kualitas dan produktivitas perusahaan.
8. Kegagalan perusahaan untuk selalu menyesuaikan diri dengan tingkat peningkatan dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam industri.
Perencanaan Peningkatan Produktivitas Perusahaan
Perencanaan peningkatan produktivitas perusahaan harus bersifat SMART (Specific, Measureable, Achieveable, Result Oriented, and Time Related), yang artinya sasaran peningkatan produktivitas harus bersifat spesifik, dapat diukur secara kuantitatif, hasil-hasil yang diinginkan dapat dicapai, dapat diambil tindakan, dan memiliki jadwal waktu spesifik untuk implementasi program peningkatan produktivitas itu.
Menurut Gaspersz(1997, p55) terdapat Lima Strategi Peningkatan Sistem Produktivitas bagi Perusahaan. Karena produktivitas merupakan rasio output terhadap penggunaan input, maka strategi peningkatan sistem produktivitas perusahaan dapat dilakukan dengan lima cara, berikut ini yang harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan antara lain yaitu :
• Menerapkan Program Reduksi Biaya
Melaksanakan program reduksi biaya tidak berarti semua komponen biaya dikurangi secara pukul rata. Program reduksi biaya mengacu pada yang dikeluarkan untuk aktivitas-aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah pada produk.
• Mengelola Pertumbuhan
Peningkatan produktivitas melalui pengelolaan pertumbuhan akan efektif apabila permintaan pasar sedang meningkat, sehingga output yang diproduksi perlu ditambah. Dalam situasi ini, peningkatan produktivitas dicapai melalui peningkatan output dalam kuantitas yang lebih besar sesuai permintaan pasar dengan meningkatkan penggunaan kuantitas input yang lebih kecil.
• Bekerja Lebih Tangkas
Peningkatan arus perputaran inventori ( Inventory Turnover Ratio ) dan perbaikan desain produk merupakan aktivitas aktual dari ” bekerja lebih tangkas
”. Karena anda tidak perlu menyuruh atau memerintah orang agar bekerja lebih keras, karena mereka telah bekerja keras, tetapi suruhlah mereka bekerja lebih tangkas.
• Bekerja Lebih Efektif
Dalam bekerja lebih efektif, kita memperoleh output dalam jumlah yang lebih banyak dengan menggunakan input yang lebih sedikit.
• Mengurangi Aktivitas
Dalam situasi perekonomian yang menurun, seperti dalam kondisi resesi ekonomi, tingkat inflasi tinggi, dan lain-lain, strategi peningkatan produktivitas kembali asset yang tidak produktif. Jadi produktivitas perusahaan dapat ditingkatkan melalui pengurangan sedikit output sesuai permintaan pasar dan mengurangi banyaknya input yang tidak perlu.
Langkah-langkah Program Peningkatan Sistem Produktivitas
Sebuah perusahaan atau sistem produksi lainnya menerapkan kombinasi kebijakan, rencana sumber-sumber dan metodenya dalam memenuhi kebutuhan dan tujuan khususnya. Kombinasi kebijakan-kebijakan ini dituangkan melalui dan dengan bantuan faktor-faktor produktivitas internal dan eksternal. Pada tingkat perusahaan, faktor-faktor tersebut hampir seluruhnya direfleksikan dalam sumber pokok, yaitu manusia dan bahan-bahan atau melalui tenaga kerja, manajemen dan organisasi, modal pokok, bahan mentah. Jadi peningkatan produktivitas didalam perusahaan terutama berkaitan dengan modal, tenaga kerja dan manajemen dan organisasi.
Menurut Dewan Produktivitas Nasional program peningkatan produktivitas dapat dilakukan dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut yaitu :
- Memilih dan menetapkan program peningkatan produktivitas
- Mengemukakan alasan mengapa memilih program itu
- Melakukan analisis situasi melalui pengamatan situasional
- Melakukan pengumpulan data selama beberapa waktu
- Melakukan analisis data
- Menetapkan rencana perbaikan melalui penetapan sasaran peningkatan produktivitas
- Melaksanakan program peningkatan produktivitas selama beberapa waktu tertentu
- Melakukan studi penilaian terhadap program peningkatan produktivitas itu
- Mengambil tindakan berupa tindakan korektif atas penyimpangan yang terjadi atau standarisasi terhadap aktivitas yang sesuai.
